För att kunna utnyttja alla fördelar med Google Workspace i Schoolity så krävs vissa förberedelser inför varje läsår.
Skapa Google Workspace-konton
Google Workspace-konton skapas då användarna får en e-post i Schoolity antingen via import eller om man fyller i e-post på en användares Info-sida (om de inte redan finns ett konto med samma e-post i Google Workspace).
- Om användarna har ett konto. Kontrollera att e-posten på det kontot överensstämmer med den e-post som de har i Schoolity.
- Skapa eventuella konton.
Google Drive Mappar
För Google Workspace integrationen gäller också att om en elev lämnar in en uppgift så kommer den automatiskt att placeras i en inlämningsmapp döpt enligt följande mönster
<kursnamn> - <gruppnamn>\Inlämningar\<elevnamn>
Exempel på mappstruktur: "Matematik 1b - Mattegruppen 2\Inlämningar\Kalle Karlsson\min inlämning.gdoc"
Om en sådan mappstruktur inte finns så blir den automatiskt skapad i samband med att läraren får behörigheter till den inlämnade filen och relevanta mappar.
Om någon undervisningsgrupp önskar använda delar av den här mappstrukturen så krävs det alltså att något dokument delats via schoolity först, antingen genom att en uppgift skapats med ett gemensamt dokument, eller att en elev lämnat in något dokument på en uppgift.
Om en ny lärare på en kursyta saknar tillträde till filerna så kommer den lärare läggas till på filerna när läraren försöker ladda filerna i schoolity.
Läraren kommer få tillgång till mapparna nästa gång en uppgift läggs till på kursyta, en uppgift lämnas in eller en elev laddar upp ett dokument.
Om ni har en mapp som heter något i stil med "2021-2022 inlämningsmappar SKOLNAMN" kan ni antingen låta den vara eller ta bort den från er drive, det är en mapp som är kvar från en lösning som använde sig av en "root" mapp.
Denna mapp togs bort p.g.a. hur google propagerar rättigheter på mappar, detta gjorde så att googles gräns på 600 rättigheter per mapp uppnådes och gjorde det omöjligt att lägga till fler lärare/elever på mappstrukturen.