settingsInställningar - Frånvaro

Under Inställningar kontrolleras de allmänna inställningar för frånvaro, som till exempel frånvaroorsaker och frånvarorapporter.
Frånvaroorsak
Skolan definerar själv vilka frånvaroorsaker och förutsättningar de vill använda sig av.
Under Orsak kontrolleras och definieras frånvaroorsakerna. Beskrivning av kolumnerna:
Ordning: ändra i vilken ordning orsakerna ska skrivas ut på de ställen i programmet där man väljer en frånvaroorsak.
Orsak: skriv namnet på frånvaroorsaken.
Giltig: välj om frånvaroorsaken ska räknas som giltig eller ogiltig i statistiken och i varningsfunktioner.
Valbar: kontrollera om frånvaroorsaken ska gå att välja när man rapporterar frånvaro (används för att kunna fasa ut orsaker som skolan inte längre önskar använda).
Närstående: välj frånvaroorsaken ska vara tillgänglig för närstående/myndiga elever/studenter när de anmäler frånvaro.
Ansökan: välj om frånvaroorsaken ska aktiveras för att närstående/myndig student ska kunna ansöka om frånvaron, gäller vanligtvis ledighetsansökan.
Anmäld frånvaro
Under Anmäld frånvaro kontrolleras förutsättningarna för hur närstående/myndiga elever ska kunna anmäla frånvaro. Myndiga elever och närstående kan själva rapportera frånvaro av de frånvaroorsaker som är markerade tillgängliga för "Närstående". Många skolor önskar dock att en sådan funktion begränsas för att förhindra missbruk. Därför går det att aktivera en spärr som kontrollerar hur många frånvarorapporteringar som myndig elev/närstående får göra över ett visst tidsintervall. Om de når gränsen så kan ett anpassat meddelande visas som förklarar varför de inte kan rapportera ytterligare frånvaro:

Beskrivning av vissa av alternativen:

Visas när frånvaro anmäls: Ett fritextfält med möjlighet att skriva information som visas när frånvaro anmäls.
Max antal dagar tillbaka: Hur många dagar tillbaka i tiden som myndig elev & närstående får anmäla retroaktiv frånvaro. Som exempel så skulle 0 inte tillåta någon retroaktiv frånvaro, 1 skulle tillåta retroaktiv samma dag, 2 skulle tillåta retroaktiv frånvaro på gårdagen o.s.v.
Gräns för anmäld frånvaro: Om funktionen ska vara påslagen eller ej
Max antal rapporter: Hur många rapporter myndig elev & närstående totalt får göra under nedan vald tidsperiod. Rapporter som täcker mer än en dag räknas som en rapport per dag.
De senaste (dagarna): Hur många dagar tillbaka som rapporter ska räknas.
Varningsmeddelande: Meddelande som visas för en myndig elev eller närstående när de uppnått gränsen och ej får anmäla mer frånvaro.
Frånvaroutskick
Skolan väljer hur, när och till vem frånvaroinformation ska skickas ut gällande ogiltig frånvaro. Man kan välja att inte ha utskick för frånvaroinformationen, att skicka ut all information vid ett visst klockslag varje dag, eller direkt när läraren rapporterar lektionen. Utskicken kan ställas in att gå ut via email och/eller sms. Extra avgift för SMS tillkommer vid frånvaroutskick med SMS.

Meddelandet som går ut kommer se ut ungefär som följande. Eventuell extra text ni skriver in läggs till på slutet: Ogiltig frånvaro rapporterat för: <elevnamn> 20 min <Titel på lektionen som den ser ut i schemat, inklusive lärarnamn>, med början 20200909, 08:00

Frånvarovarningar
Skolan kan själv ställa in en automatisk varningspolicy för frånvaro. Om en elev överstiger angiven procent ogiltig eller sammanlagd frånvaro över ett visst tidsintervall så kommer eleven, närstående och mentorer få E-post som uppmärksammar frånvaron.

För att undvika felaktiga varningar, som skulle kunna inträffa vid skolstart eller väldigt glest schema, så går det även att ställa in ett minsta antal lektioner som måste vara rapporterade i tidsintervallet för att varningen ska gå ut.

Det finns även en lista där man kan lägga in ytterligare personal som ska få alla varningar av den här typen.

Det går att ställa in två olika frånvarovarningar, t.ex. en för att varna och en annan för kritisk frånvaro. De olika varningarna ställs in under rubrikerna "Frånvarovarning" och "Frånvarovarning 2".

Varningsmeddelandet som går ut kommer se ut ungefär som följande. Eventuell extra text ni skriver in läggs till på slutet: Detta meddelande har skickats på grund av hög <giltig eller ogiltig frånvaro> frånvaro under de senaste <antal inställda dagar> dagarna. Den <giltig eller ogiltig>a frånvaron har uppgått till <procent frånvaro>%. Följande har blivit underrättade: <namn på underättade>

Varningar inställda att gå ut varje månad går ut den första dagen i månaden. Inställt på varje vecka går ut på fredagar. Alla varningar går ut klockan 17:00.

Schoolity AB • info@schoolity.com